Le società sportive dilettantistiche affrontano quotidianamente un carico amministrativo consistente: scadenze dei certificati medici, rinnovi delle iscrizioni e incassi delle rette rappresentano incombenze difficili da gestire, specialmente per realtà con poche risorse umane e supporti tecnologici limitati. Il mancato rispetto di queste scadenze può tradursi in sanzioni, contenziosi o in ore di lavoro aggiuntive per volontari e operatori che, nella maggior parte dei casi, svolgono queste attività nel tempo libero.
Per rispondere a queste esigenze, il gestionale cloud weSpoort ha sviluppato un’assistente basato sull’intelligenza artificiale, chiamata Mia, pensata per supportare le segreterie di associazioni e società polisportive. L’obiettivo dichiarato non è sostituire il personale amministrativo, ma affiancarlo: Mia monitora scadenze, coordina la burocrazia e fornisce risposte operative 24 ore su 24.
Dai primi progetti pilota condotti con alcune società che hanno adottato l’assistente, emerge un risparmio di tempo stimato del 20% nelle attività amministrative. Il dato si inserisce in un contesto più ampio di attenzione all’AI: secondo l’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano quasi la metà dei lavoratori è coinvolta da strumenti di intelligenza artificiale e il 39% di questi ritiene di risparmiare oltre 30 minuti per ogni singola attività svolta con il supporto dell’AI.
Nonostante questo potenziale, la digitalizzazione nelle realtà dilettantistiche resta ancora limitata. Rilevazioni di weSpoort indicano che circa l’80% delle società continua a gestire tesseramenti, visite mediche e pagamenti attraverso fogli Excel, moduli cartacei e gruppi WhatsApp. È proprio per superare questi limiti organizzativi che l’assistente Mia propone un cambiamento di paradigma: è l’assistente intelligente a monitorare e segnalare priorità operative, alleggerendo il lavoro delle segreterie.
Dal punto di vista operativo, quando la segreteria accede al gestionale Mia analizza automaticamente la situazione della realtà sportiva e mette in evidenza gli elementi più urgenti da affrontare, dai pagamenti in ritardo alle visite mediche prossime alla scadenza fino ai documenti che richiedono aggiornamenti. Tra le funzionalità principali figura il monitoraggio proattivo delle scadenze, che avvisa in anticipo su visite mediche e quote associative prima che rappresentino un problema.
L’assistenza disponibile 24 ore su 24 e sette giorni su sette consente agli operatori di ottenere supporto immediato per l’uso del gestionale o per la risoluzione di problemi operativi anche al di fuori dell’orario di servizio. Inoltre, Mia è in grado di configurare e inviare avvisi automatici ad atleti e famiglie, per esempio promemoria sulle visite mediche in scadenza o solleciti per pagamenti non riscossi.
L’introduzione di strumenti digitali e di intelligenza artificiale nelle segreterie sportive mira dunque a ridurre il carico amministrativo, migliorare il controllo delle scadenze e alleggerire il lavoro di chi gestisce le attività in modo volontario o part-time, pur mantenendo il ruolo centrale del personale umano nella gestione complessiva delle società.
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